HARMONIZACIJA TIMA: INICIJATIVA, KREATIVNOST I ODGOVORNOST

Kako usavršiti tim i povećati njegovu produktivnost?

Imate li utisak da vaš tim „veže konja gde gazda kaže“? Vaše kolege su stručne, ali im fali inicijativa, kreativnost i odgovornost? Dobra vest je da se ovi problemi mogu prevazići uz proces usavršavanja tima koji ja volim da zovem harmonizacija tima.

Iako za svakoga harmonizacija znači nešto drugo, odabrala sam da se fokusiram na ova tri aspekta usklađivanja tima zbog najčešćih problema sa kojima sam se susrela u praksi. To su upravo inicijativa, kreativnost i odgovornost nad odlukama i zadacima. Rezultat ovog procesa je efikasniji, samostalniji tim u kome se jasno postavljaju uloge i svaki član daje maksimum. Ako želite takav tim, pročitajte praktične savete u nastavku i razmislite o koučingu kao izvoru dodatne podrške.

Ukratko

• Za koga je ovaj tekst: Za menadžere, osnivače firmi i rukovodioce koji imaju osećaj da njihov tim ne dostiže svoj pun potencijal – za sve koji žele da motivišu tim i razviju njihovu proaktivnost, kreativnost i samostalnost.
• Šta ćete pročitati:  Šta je harmonizacija tima i zašto je neophodna za uspešnost; kakve veštine poseduje harmonizovan tim i kako da ih uvežbate; kakve greške prave menadžeri i kako one utiču na tim.
• Šta možete primeniti već danas: Proučite Diznijevu strategiju kreativnosti i uradite vežbu sa timom kako biste odredili kome najviše prija koja uloga, ali i kako biste počeli da razvijate fleksibilnost za sve uloge.

Šta je harmonizacija tima i zašto postoji potreba za tim

„Veži konja gde ti gazda kaže”.

„Zamenjiv si – ti si samo šraf u mašini”.

„Ne talasaj previše, drži se onoga što znaš“. 

Ove izreke ste verovatno čuli nebrojeno puta – kao savete da se bez pogovora radi ono što šef kaže, da se ne pitaju dodatna pitanja, već se samo izvršavaju naređenja. Možda i vaš tim funkcioniše po tom principu: zaposleni čekaju vaše instrukcije, ne preduzimaju ništa na svoju ruku i ne dolaze sa sopstvenim rešenjima. Takav pristup deluje sigurno na kratke staze, ali dugoročno guši inicijativu i razvoj tima. Takođe, negativno utiče na održivost poslovanja. Čak iako niste eksplicitno i svesno uveli takav sistem, moguće je da je to percepcija vaših kolega, odnosno vaše trenutno stanje tima.

Preokret dolazi kada uočimo da ovakva struktura ne proizvodi produktivan tim. Zamislite umesto toga tim koji radi kao usklađena celina, a ne da svako vuče na svoju stranu. U takvom timu članovi podržavaju jedni druge, rade zajedno i postižu izvanredne rezultate. Kako to postići? Tajna je u harmonizaciji tima – konceptu koji spaja autonomiju pojedinaca sa zajedničkim ciljevima. U takvom usklađenom timu svaki član razume zajedničku viziju i ciljeve, zna svoj doprinos i uticaj na druge, a opet ima slobodu da pristupi zadacima na svoj način. To je ravnoteža između strukture i samostalnosti – tim funkcioniše kao celina, a opet koristi inicijativu svakog pojedinca.

U nastavku ću objasniti tri osobine harmonizovanog tima – odgovornost nad zadacima i odlukama, inicijativu i kreativnost – i dati praktične savete kako da ih negujete kod svojih ljudi.

Prvi korak ka harmonizovanom timu – odgovornost

Odgovornost za zadatke i odluke znači da članovi tima osećaju svoj direktan doprinos za odluke i rezultate, kao da su njihovi lični. To je onaj mindset kada neko iz tima kaže: “Odluku smo doneli, ja ću je sprovesti i stati iza nje”, umesto da razmišlja “šef je tako rekao, ja samo izvršavam”. Kada postoji takva odgovornost, odluke se ne doživljavaju kao nametnute odozgo, već kao zajedničke – svaki član razume zašto je odluka takva i prihvata je kao svoju. Takvi timovi ne guraju probleme pod tepih, niti prebacuju odgovornost: ako nešto ne ide po planu, vlasnik odluke preuzima inicijativu da pronađe rešenje, umesto da čeka da šef “spasi stvar”. Ukratko, vlasništvo nad odlukama znači da ljudi brinu o ishodu jednako kao i vi.

Ljudi nisu šrafovi u mašini – ljudi su nosioci ishoda

• Najčešći razlog izostanka odgovornosti u timu jeste navika da sve odluke donosi menadžer. Ako su zaposleni naučeni da se ništa ne dešava dok vi ne date odobrenje, logično je da neće osećati odgovornost – pa nisu ni učestvovali u odluci. Tako se stvara klima u kojoj se ljudi distribuiraju izvršenje, ali ne i odgovornost.
• Drugi faktor je nedostatak jasnoće oko ciljeva i vizije. Ako ljudi ne veruju u cilj ili ne razumeju širu sliku, teško da će se emotivno vezati za odluke na tom putu. Istraživanja pokazuju da je nedostatak odgovornosti često povezan s nedostatkom identifikacije sa ciljevima kompanije. Ako zaposleni ne vide lični smisao u velikom cilju (“zašto bismo se trudili da firma ostvari baš tu viziju?”), biće im svejedno i ko donosi odluke i kakve su – radiće minimalno kako bi platili račune.
• Treći uzrok: strah i kultura okrivljavanja. U sredinama gde se za greške traži krivac, malo ko će se dobrovoljno javiti: “Ja ću doneti odluku”. Ljudi će radije pustiti da menadžer odluči, jer tako barem oni lično neće biti krivi ako nešto pođe po zlu. Manjak psihološke sigurnostii ovde igra ulogu – ako preuzmem odgovornost, hoće li me “razapeti” ako rezultat omane?
• Na kraju, organizacione navike poput neefikasnih sastanaka doprinose nejasnoći oko odgovornosti. Prema jednom izvještaju, zaposleni često ne preuzimaju odgovornost kada su očekivanja nejasna, sastanci neefikasni i nema kulture podrške, a lideri svojim preopterećenjem poručuju timu da ni oni sami nemaju vremena za odgovornost. Nasuprot tome, odgovornost se javlja kada postoji jasna podela uloga, uključenost tima u donošenje odluka i kultura učenja iz grešaka (umesto sankcionisanja). Pročitajte više o efikasnim sastancima.

Tipične greške menadžera koje ne podstiču odgovornost

• Donosite sve odluke sami:Ako na svakom sastanku vi presuđujete šta će se i kako raditi, vi ste de facto odgovorni za sve odluke. Zaposleni su tu samo da izvrše – i tako se i ponašaju, bez inicijative da preuzmu odgovornost.
• Nejasne odgovornosti:Kada se ne zna ko je za šta zadužen (npr. projekat se pokrene bez jasno definisanog vođe ili zadatak dobije “tim” umesto pojedinca), odgovornost se razvodni. Svi pretpostavljaju da će neko drugi ili nadređeni na kraju odlučiti i povući potez.
• Bez završnog čina na sastanku:Da li vam se dešava da se odluke “izgube” posle sastanka? Tipična greška je izostanak zapisnika sa sastanka i odgovornog za zadatak – odluke i akcije nisu zapisane, niti je određeno ko će šta preduzeti. Sledeći put kad se nađete, tim se pita da li je išta realizovano, a svi upiru prstom jedni u druge.
• Kultura okrivljavanja:Ukoliko menadžer ima običaj da, kad nešto krene loše, javno prozove pojedinca, zaposleni će bežati od preuzimanja vlasništva. Odluke će se razvlačiti ili čekati vas, jer niko ne želi da bude taj prozvan sledeći put.

Praktični načini da podržite odgovornost tima

• Imenujte odgovornog za svaku važnu odluku:Bilo da se radi o projektu, zadatku ili zaključku sa sastanka, odredite ko je glavni odgovorni za to. To ne znači da ta osoba sve radi sama, već da prati realizaciju i vuče poteze kada zapne. Kada ljudi znaju da su zaduženi za nešto, prirodno će preuzeti inicijativu da to ostvare.
• Uvedite praksu “dogovoreni ishod” sastanka:Svaki bitan sastanak neka završi sa jasnim dogovorenim ishodom – jednom rečenicom – šta smo odlučili ili koji je zaključak i beleženjem ko će biti odgovoran za naredne korake. Ova navika sprečava da odluke ostanu mrtvo slovo na papiru.
• Dajte timu kontekst i ovlašćenja:Podelite sa članovima tima zašto nešto radite – kako njihove odluke utiču na širu sliku. Kada razumeju smisao, lakše će prihvatiti cilj za svoj. Zatim, jasno im recite koje odluke mogu samostalno doneti bez vašeg odobrenja. Npr: “U okviru ovog projekta, vi odlučujete o taktici i budžetu do X dinara, ja ću samo potvrditi finalnu strategiju.” Ljudi moraju imati i slobodu da bi uistinu preuzeli vlasništvo.
• Pružite podršku, ne kontrolišite:Prestanite da “čekirate” svaki detalj. Umesto mikromenadžmenta, prebacite se na koučing pristup – pitajte člana tima kako napreduje i koje prepreke ima, pomozite savetom ili resursom, ali odluke prepustite njemu. Pokažite da verujete njegovoj proceni. Tako gradite poverenje i odgovornost. Ako nešto i krene po zlu, pružite podršku u ispravci umesto “jesam li rekao” stava. Paradoksalno, da biste dobili odgovornije ljude, ponekad morate pustiti kontrolu.

Drugi korak ka harmonizovanom timu – inicijativa

Inicijativa u timu znači da članovi ne čekaju uvek detaljna uputstva – sami uočavaju probleme i prilike i preduzimaju korake. To je ona situacija kad saradnik kaže: „Primetio sam izazov i predlažem da uradimo X“, umesto da čeka da vi to primetite. Timska inicijativa se ogleda kroz pitanja i predloge: Kako možemo poboljšati proces? Mogu li ja probati da rešim ovaj problem? – umesto pasivnog izvođenja samo onoga što je eksplicitno zadato. Kada tim poseduje inicijativu, vi kao menadžer ne morate „vući“ svaki zadatak – ljudi samostalno pokreću akcije ka cilju.

Ako je ‘ne talasaj’ prećutno pravilo, nije čudno što niko ne predlaže rešenja

Ako uočavate da vašem timu nedostaje inicijativa, uzrok nije nužno lenjost ili nezainteresovanost pojedinaca. Često je problem u organizacionom okruženju i prethodnim iskustvima. U psihologiji postoji koncept naučene bespomoćnosti: zaposleni kroz ponovljene neuspehe ili ignorisanje njihovih predloga „nauče“ da je bolje ne pokušavati. Drugim rečima, ljudi su možda ranije pokušali da pokažu inicijativu, ali su svaki put bili odbačeni ili dočekani sa „nije tvoj posao“ stavom. Vremenom su digli ruke.

Dodatno, kultura kažnjavanja grešaka može ubiti inicijativu. Ako zaposleni strepe da će biti kritikovani što su uradili nešto na svoju ruku (pa makar i pogrešili), radije će igrati na sigurno i čekati naređenje. Tako se vraćamo na mentalitet „veži konja gde gazda kaže“ – jer svaki drugačiji pristup biva sankcionisan ili ignorisan.

Tipične greške menadžera koje guše inicijativu

• Gasi svaku iskru inicijative:Menadžer koji na svaki predlog odmah kaže „ne, to nećemo tako“ ili lično ispravlja svaki potez zaposlenog šalje poruku da je najbolje ništa ne pokušavati.
• Mikromenadžment (vođenje za ruku):Ako insistirate da odobrite baš svaki korak i držite sve konce u rukama, tim se navikne da ne preduzima ništa bez dozvole. Preterana kontrola ubija samostalnost.
• Kažnjavanje i kritikovanje pokušaja:Kada prva reakcija na grešku bude grdnja pred svima, članovi tima sledeći put neće ni pokušati nešto novo. Strah od posledica parališe inicijativu.

Praktični načini da razvijete inicijativu tima

• Pitajte, umesto da kažete:Kada vam sledeći put član tima dođe sa problemom, odolite porivu da odmah date rešenje. Umesto toga, pitajte: “Šta ti predlažeš kako ovo da rešimo?” – dajte do znanja da cenite njegovu procenu.
• Prepustite jedan zadatak:Izaberite manje kritičan zadatak i delegirajte ga tako da jasno objasnite krajnji cilj, ali ne i tačan put do rešenja. Dogovorite kontrolnu tačku (npr. kratak sastanak na pola roka) i pustite zaposlenog da samostalno obavi posao do tada. Ovo gradi samopouzdanje za Pročitajte više o uspešnom delegiranju.
• Pohvalite svaku inicijativu:Primetite i verbalno pohvalite svaki slučaj kada je neko preduzeo korak bez da ste vi to tražili – pa makar ishod bio i prosečan.
• Kreirajte “sandbox” prilike:Napravite priliku za tim da bez straha isproba nešto novo u malom obimu. Na primer, recite: “Hajde da probamo tvoj pristup na jednom klijentu ove nedelje”. Jasno stavite do znanja da i eventualni neuspeh nije problem, već lekcija. Kada ljudi osete da imaju dozvolu da pokušaju, preuzeće inicijativu češće.

Treći korak ka harmonizovanom timu – kreativnost

Kreativnost u poslovnom timu ne znači samo umetničku crtu – to je sposobnost da se problemi rešavaju na nove, originalne načine i da se generišu ideje koje donose poboljšanja. Kreativan tim će, suočen sa izazovom, osmisliti tri različita pristupa, dok nekreativan možda i ne vidi alternativu postojećem stanju. Kreativnost se ogleda u postavljanju pitanja “Kako još možemo ovo da uradimo bolje?”, u hrabrosti da se predlože i nesvakidašnje ideje na brainstormingu, kao i u eksperimentisanju sa novim metodama rada. U suštini, to je duh inovacije unutar tima – stalna težnja da se pronađe bolje rešenje, a ne da se posao obavlja po šablonu.

Mašta je važnija od znanja – znanje je ograničeno, mašta obuhvata čitav svet.

                                                                                                  Albert Ajnštajn

Iako je bio fizičar, Ajnštajn je isticao maštu kao pokretač otkrića – objasnio je da kreativnost možemo tretirati kao inženjerski proces, a ne kao slučajni nalet. Kreativnost cveta samo u okruženju gde se ljudi osećaju dovoljno sigurno da podele i najluđu ideju. Ako vaši ljudi ćute na sastancima i retko predlažu nešto novo, verovatno im nedostaje psihološka bezbednost. To je ona atmosfera u kojoj niko neće biti ismejan ili kažnjen ako kaže nešto “glupo” ili ako pokuša pa omane. Kada toga nema, zaposleni će igrati na sigurno i držati se proverenog. Studija Gugla (Project Aristotle) otkrila je da je najuspešnije timove odlikovao visok nivo psihološke bezbednosti – članovi su imali slobodu da isprobaju novine, predlože ideje i postavljaju pitanja bez straha da će biti osuđeni, što im je omogućilo da briljiraju. Dakle, ako vlada kultura “ne pitaj previše” ili “nije tvoj posao da misliš”, kreativnost će neminovno izostati.

Drugi razlog može biti odsustvo različitosti i otvorenosti: ako u timu svi razmišljaju slično ili se boje da protivreče jedni drugima, neće biti podstreka koji rađaju nove ideje. Takođe, preopterećenost rutinskim poslom ubija kreativno razmišljanje – ljudi nemaju prostora da stanu i razmisle “možemo li drugačije?” Sve se svodi na izvršavanje zadataka i gašenje požara, umesto na inovacije.

Tipične greške menadžera koje guše kreativnost tima

• “To nam ne treba, radi provereno”:Menadžeri često greše odbacujući nove ideje automatizmom. Ako je prva reakcija na svaki predlog “Ma, to smo probali” ili “Drži se onoga što radi”, tim će ubrzo prestati da iznosi ideje.
• Netrpeljivost prema greškama:Inovacija podrazumeva rizik i mogućnost neuspeha. Ako vi kao vođa svaku grešku dočekate sa ljutnjom ili sankcijom, šaljete poruku da je bolje ne eksperimentišiti. Time se kreativnost guši u startu.
• Favorizovanje istih glasova:U mnogim timovima, menadžer nesvesno uvek pita za mišljenje par najiskusnijih ljudi, dok su ostali nemi posmatrači. Tako se potencijalne ideje “tiših” članova nikad ne čuju. Greška je ignorisati raznolikost perspektiva u timu.
• Prestroga pravila i procedure:Kada je svaki korak toliko birokratizovan da nema mesta improvizaciji, zaposlenima ostaje premalo manevarskog prostora za kreativnost. Previše krutosti u procesima ubija volju da se iskoči iz okvira.

Praktični načini za negovanje kreativnosti tima

• Postavljajte otvorena pitanja:Umesto da na sastanku pitate “Je l’ svi razumemo zadatak?”, probajte sa “Kako bismo još mogli da pristupimo ovom zadatku?”. Otvorena pitanja pozivaju na razmišljanje i ideje, dok zatvorena samo proveravaju saglasnost.
• Ogranizujte brainstorm “bez posledica”:Uvedite brainstorm sesije u kojima važi pravilo nema loših ideja. Kratko objasnite problem i dajte timu 5 minuta da iznosi i najneobičnije predloge, bez ikakve diskusije ili kritike u tom trenutku. Zapišite sve. Tek kasnije zajedno prolazite kroz ideje. Ova tehnika skida pritisak “mora biti savršeno” i ohrabruje kreativno razmišljanje.
• Podstakniteučenje iz promašaja: Napravite kulturu gde se pokušaji vrednuju. Na primer, ako neko predloži nešto novo i isprobate pa ne uspete, održite kratku “post-mortem” diskusiju i istaknite šta ste naučili iz toga. Ne dozvolite lov na krivca. Poruka treba da bude: svaka inovacija nosi rizik i to je u redu – bitno je da učimo.
• Prođite kroz Diznijevu strategiju kreativnosti: Preuzmite besplatan PDFsa objašnjenjem strategije i pitanja za vežbu. Vaše kolege će ceniti ovaj inovativan pristup.

Sledeći korak ka vrhunskom timu

Za kraj, setite se stare poslovice s početka – pa je slobodno zaboravite. Umesto da vezujete konja gde gazda kaže, oslobodite svoj tim da pokaže inicijativu, bude kreativan i preuzme odgovornost. Harmonizacija tima se ne dešava preko noći, ali vi možete već ove nedelje napraviti prve korake: odaberite po jednu stvar iz svake oblasti i sprovedite je. Recimo, odolite porivu da rešite jedan problem umesto tima, pitajte ih za predlog rešenja (inicijativa); organizujte kratki brainstorming na kom ćete prikupiti ideje bez kritikovanja (kreativnost); i na narednom sastanku jasno definišite odluku i dodelite vlasnika tog zadatka/odluke (odgovornost). Videćete kako mali pomaci donose novu energiju u vaš tim.

Ukoliko vam zatreba podrška da ubrzate ove promene ili imate utisak da je vaš tim “zapeo” u razvoju, javite se za koučing ili konsultacije – rado ću pomoći da i vi izgradite složan, autonoman i uspešan tim.