DELEGIRANJE KOJE STVARNO RADI: 5 PRAVILA ZA IZVRSNOST

Menadžer ste tima koji je probio rok za važan zadatak.

Jedan član tima je kasnio sa izvršenjem svog dela posla i zbog toga je ceo projekat zakasnio.

Ko je odgovoran i ko treba da snosi posledice?

Vi.

Ne osoba koja je kasnila.

Zašto?

Zato što niste dobro delegirali zadatak niti ispratili proces njegovog izvršavanja do kraja. I ne, nije rešenje da vi odradite njegov posao da se ne bi kasnilo.

Ovo možda zvuči provokativno, ali kao timski kouč često vidim upravo ovakav scenario – i uvek postoji rešenje u poboljšanju veštine delegiranja.

Ukratko

• Za koga je ovaj tekst: Za menadžere, osnivače i rukovodioce koji imaju previše posla, preopterećeni su i osećaju da “sve moraju sami”. Takođe za sve koji žele da njihov tim radi efikasnije i samostalnije.
• Šta ćete pročitati: Saznaćete šta vas sputava u delegiranju i koja pitanja možete postaviti sebi kako biste otklonili poteškoće. Videćete kako su drugi ljudi rešili probleme unutar tima koji su rezultat lošeg delegiranja. Naučićete kako da izbegnete najčešće zamke zbog kojih delegiranje propada – pokrićemo 7 najčešćih grešaka. Dobićete 5 praktičnih pravila uspešnog delegiranja zadataka.
• Šta možete primeniti: Već ove nedelje moći ćete da uradite vežbe i primenite bar jedno učenje iz radne sveske “Umetnost delegiranja” – osetićete olakšanje uz jasnije zadatke, manje stresa i prvi slobodan sat u kalendaru. U prvom mesecu, uz doslednu primenu svih pravila, oslobodićete znatan deo svog vremena za strateški rad, a vaš tim će raditi samostalnije, motivisanije i ispunjavati rokove bez vašeg konstantnog mikromenadžmenta.

Zašto delegiranje ne funkcioniše?

Delegiranje bi trebalo da rastereti menadžera i ubrza rad tima, ali u praksi često dođe do razočaranja. Umesto da smanji stres, loše delegiranje ga poveća – menadžer na kraju i dalje sve radi sam, rokovi i dalje kasne, a tim ostaje nemotivisan. Posledice su ozbiljne: burnout menadžera, neispunjeni ciljevi, frustrirani zaposleni i loši odnosi u timu.

Zašto se ovo dešava? Evo nekoliko tipičnih izgovora koji nas sputavaju da delegiramo kako treba, i zašto ti izgovori ne stoje:

• “Nemam vremena da delegiram!” – Česta zamka: verujete da je brže da vi sami uradite zadatak nego da nekoga obučite. Kratkoročno možda jeste, ali dugoročno ovako nikad nećete imati vremena, jer ćete uvek biti zatrpani operativom. Delegiranje je ulaganje vremena sadada biste kasnije dobili mnogo više vremena nazad.
• “Moj tim je specifičan, ovo kod nas ne radi.” – Svaki tim jeste specifičan, ali osnovni principi delegiranja primenjivi su svuda. Ako mislite da samo vi možete da iznesete posao kako treba, zapitajte se: zašto onda imate tim? Često problem nije u timu, već u tome na koji način im delegirate zadatke.
• “Ja to uradim najbolje, moj standard je visok.” – Možda ste trenutno najiskusniji, ali ako nikome ne dajete šansu, vaši ljudi nikada neće naučiti niti će dostići taj standard. Dobar lider ne čuva sve zadatke za sebe; on razvija tim tako da svi rade bolje. Zapamtite, delegiranje nije samo skidanje posla s vaših leđa – to je prilika da osnažite svoj tim.

Strah od delegiranja

Ispod ovih izgovora često leži strah. Mnogi lideri (možda i vi dok čitate ovo) imaju podsvesan strah da delegiraju zadatak drugome. Taj strah može imati više “lica”: strah da će saradnik uraditi posao toliko dobro da će dovesti u pitanje vašu ulogu, strah da ćete izgubiti kontrolu ili važnost, ali i strah da će saradnik uraditi loše i da ćete vi snositi posledice. Prepoznajete li nešto od ovoga?

Evo kako da se strah predupredi konkretnim, profesionalnim pristupom. Pre nego što odlučite da ne delegirate zadatak zbog bojazni, postavite sebi sledeća četiri pitanja:

1. Da li je ovo zadatak koji možei treba da se delegira? Nisu svi zadaci za delegiranje (npr. poverljive odluke o budžetu možda zadržavate za sebe). Ako zadatak nije visokog rizika i ne zahteva vašu ličnu intervenciju, zeleno svetlo za delegiranje.

2. Da li je osoba kojoj poveravam zadatak dovoljno kompetentna za izvršenje? Procenite znanje i veštine člana tima. Ako ima dovoljno kompetencije, zeleno svetlo. Ako nema, razmislite možete li ga uvesti u zadatak uz mentorstvo.

3. Mogu li tu osobu u potpunosti informisati o svim aspektima zadatka? Da li imate dovoljno vremena i informacija da jasno objasnite šta treba uraditi, zašto, do kad i kako će se meriti uspeh? Ako možete obezbediti sve potrebne informacije, super. Ako ni sami nemate jasnoću oko zadatka, prvo to razjasnite pa tek onda delegirajte.

4. Mogu li obezbediti sve resurse i logistiku potrebnu za uspeh? Proverite da li osoba kojoj delegirate ima pristup svemu što je potrebno: dokumentaciji, alatima, odobrenjima, budžetu, podršci drugih odeljenja, itd. Ako da, onda ste otklonili veliku prepreku i delegiranje je smisleno.

Ako su odgovori na ova pitanja uglavnom “da”, onda oslobodite delegiranje straha i prepustite zadatak uz kontrolisani rizik. Kroz ovakav profesionalni pristup, strah se zamenjuje poverenjem i pripremom: umesto da brinete šta sve može krenuti naopako, fokusirate se na to da ste uradili sve što je do vas da saradnik uspe. Delegiranje tada prestaje da bude skok u nepoznato i postaje promišljen potez.

Nova perspektiva: gde zapravo puca delegiranje?

Kada problemi iskrsnu, lako je okriviti člana tima: “Nije dobro uradio, nije sposoban.” Međutim, istina je da se delegiranje najčešće izjalovi zbog pristupa menadžera, a ne (samo) zbog osobe koja je zadatak dobila. Drugim rečima, nije problem u delegiranju kao ideji – problem je kako delegiramo.

Najčešći uzrok lošeg delegiranja je nedostatak jasnoće i praćenja procesa izvršenja zadatka. Menadžer možda ne da dovoljno jasne instrukcije, ne definiše šta smatra uspešno završenim poslom, ne postavi rok ili ne isprati status na vreme. Rezultat? Zadatak “visi u vazduhu”, zaposleni ili radi nešto pogrešno ili ne radi uopšte, a menadžer to otkrije prekasno. Tada nastaje panika i nezadovoljstvo na obe strane.

Drugi uzrok je nedostatak poverenja. Delegiranje nije samo puko deljenje zadataka – to je prenos odgovornosti uz poverenje. Ako delegirate, a onda se i dalje mešate u svaki detalj ili preuzimate posao nazad čim zapne, vi u suštini ne delegirate nego mikro-upravljate. Time šaljete poruku timu da im zapravo ne verujete. A kada nema poverenja, nema ni motivacije: zaposleni će odustati od inicijative čim osete da im ne pružate priliku da samostalno nešto urade.

Rešenje? Promenite perspektivu: delegiranje posmatrajte kao sredstvo za razvoj tima i sebe, a ne kao puku distribuciju posla. Kada dobro delegirate, vi ne gubite kontrolu – vi je sprovodite na strateški način. Vi i dalje postavljate jasne parametre uspeha i kontrolne tačke, ali zatim pružate timu autonomiju u izvođenju. Tako gradite međusobno poverenje.

Benefiti pravilnog delegiranja: Kvalitetno delegiranje vodi ka tome da obezbedite sebi više vremena za prioritetne stvari, da smanjite stres i gasenje požara, da motivišete ljude kroz ukazano poverenje, da radite efikasnije kao tim, i da izgradite bolje odnose – jer tim uči da zajedno rešava zadatke, a vi da ih u tome podržite.

Drugim rečima, delegiranje nije čin slabosti ili lenjosti, već čin liderstva. Vaš cilj je da tim radi punim potencijalom bez vaše konstantne intervencije.

Najčešće greške u delegiranju

Prepoznavanje prepreka koje vas ometaju u efikasnom delegiranju najvažniji je korak ka njegovom uspehu. Kada jednom savladate ove „pretnje“, vaša menadžerska efikasnost će se značajno povećati. Evo 7 najčešćih grešaka koje menadžeri prave pri delegiranju – i koje sada možete izbeći:

• Ne planirate vreme za delegiranje. Delegiranje nije ad-hoc “baci zadatak i pobegni” aktivnost. Ako ne izdvojite vreme da isplanirate šta i kome delegirati (i kako to saopštiti), verovatno ćete to uraditi loše.
• Ne komunicirate jasno i iskreno. Efikasno delegiranje zahteva otvorenu komunikaciju. Ako ne izrazite jasno svoje ideje, očekivanja i zabrinutosti – ili ne date iskreno mišljenje (npr. feedback) svom timu – nastaju nesporazumi i frustracije.
• Ignorišete povratnu informaciju od tima. Delegiranje je dvosmerna ulica. Ako ne osluškujete šta vam tim govori (npr. upozorenja da je rok prekratak ili da postoje problemi), stvorićete nepoverenje. Ljudi se moraju osetiti slobodno da kažu “Ovo je previše” ili “Treba mi pomoć” bez straha.
• Preterano se mešate u rad nakon delegiranja. Ako ste delegirali, a i dalje svakodnevno “visite” nad zadatkom, pravite dupli posao i gušite ljude. Ovo vodi u nepoverenje i neuspeh – zaposleni misle da nemate vere u njih, a vi trošite vreme umesto da ga uštedite.
• Vraćate zadatke sebi čim “zaškripi”. Neki menadžeri delegiraju, ali prvi problem koji se pojavi – oni zagrabe zadatak nazad jer “ja ću to najbolje”. Ovo je demotivišuće za tim i ne vodi učenju. Pružite šansu ljudima da sami reše problem (uz vašu podršku sa strane), umesto da svaki put vi uskačete.
• Ne trudite se da zadatak bude zanimljiv i izazovan. Ako uvek delegirate samo rutinske, dosadne poslove, ljudi će delegiranje doživeti kao kaznu ili znak da im ne verujete važnije stvari. Potrudite se da i delegirani zadaci budu smisleni, povezani sa širim ciljem, pa čak i izazovni. Pozitivno radno okruženje se gradi tako što ljudi osećaju da rade na bitnim stvarima, a ne samo ono što šef neće.
• Ne preuzimate odgovornost za neuspeh tima. Na kraju dana, način na koji vaš tim radi odraz je vašeg vođenja. Ako tim ne uspe, prvo preispitajte svoj stil delegiranja i komunikacije pre nego što svalite krivicu na njih. Preuzmite odgovornost da poboljšate procese – to je odlika pravog lidera.

Ako se prepoznajete u ovim greškama vreme je da radite na veštini delegiranja. Javite mi se za besplatnu konsultaciju – možda usput otkrijemo još nešto što vas sputava u radu.

Primer iz prakse: od preopterećenog menadžera do samostalnog tima

Pre nekoliko meseci radila sam sa jednim klijentom, menadžerom razvojnog tima u IT kompaniji, koji je bio zaglavljen u začaranom krugu neefikasnog delegiranja. Pre: On je radio 60+ sati nedeljno, lično “peglao” svaki detalj projekta i stalno ispravljao rad svojih ljudi. Njegov tim je navikao da čekaju da on reši probleme, pa su često probijali rokove. Atmosfera je bila napeta; on je bio iscrpljen, a zaposleni frustrirani jer nisu imali prostora da preuzmu inicijativu.

Posle: Uveli smo jasna pravila delegiranja – kao što ću opisati u nastavku – i stvari su se dramatično promenile. Za dva meseca, menadžer je smanjio svoje radno vreme na normalnih ~40 sati, ni jedan rok više nije probijen, a tim je počeo samostalno da rešava većinu izazova. Zaposleni su bili motivisaniji jer su dobijali priliku da uče i zablistaju uz podršku, umesto da osećaju da im šef diše za vratom.

Ovaj primer pokazuje: delegiranje radi kad se radi kako treba. U nastavku delim upravo tih 5 pravila uspešnog delegiranja koja smo primenili kod njega – i koja će pomoći i vama.

5 pravila za uspešno delegiranje

1. Delegirajte zadatak, ali nei odgovornost za krajnji uspeh. Kada poverite zadatak članu tima, to ne znači da ste se odrekli odgovornosti za ishod projekta – uspeh tima je i dalje na vama kao liderima. Odgovornost za izvršenje zadatka jeste na osobi ili timu, ali vaša uloga je da tokom procesa obezbedite uslove za uspeh: da motivišete, pratite i reagujete po potrebi. Ako stvari ne idu po planu, vi ste ti koji treba da uklone prepreke ili, ako je neophodno, napravite korekcije (pa i sankcije). Drugim rečima, delegiranje nije “operi ruke” trenutak. To je partnerski odnos: tim radi zadatak, a vi držite oči na cilju i preuzimate odgovornost pred višim menadžmentom.

2. Kontrolišite proces, ne obavljajte posao umesto tima. Menadžer koji uspešno delegira ne skače nazad u operativu svakih 5 minuta. Umesto da viradite zadatak za svog zaposlenog (ili da stalno stojite nad glavom i govorite mu kako da radi), fokusirajte se na kontrolu procesa. Šta to znači? Postavite jasne faze i prekretnice (milestone), ispratite status na tim tačkama, ali prepustite timu da sam obavi konkretan posao. Na primer, umesto da ispravljate svakog dana njihov kod ili tekst, dogovorite se da vam pošalju nacrt ili prototip na polovini vremenskog roka – pa zajedno pregledate i dajete sugestije. Tako zadržavate kontrolu nad kvalitetom i smerom, ali ne preuzimate zadatak nazad. Ovo štedi vaše vreme i gradi samostalnost tima. (Da, možda će uraditi stvari drugačije nego vi – ali to je u redu dok god rezultat zadovoljava kriterijume!)

3. Jasno definišite uslove: rok, kvalitet, cilj. Svaki delegirani zadatak mora doći sa kristalno jasnim očekivanjima. Štatačno treba da se uradi? Kada je rok? Kakav kvalitet isporuke očekujete i u kom formatu? Ko su uključene uloge i odgovornosti svakog člana? Sve ove stvari moraju biti izrečene prilikom delegiranja. Nemojte pretpostaviti da se “podrazumeva” – ono što se podrazumeva često bude pogrešno shvaćeno. Najbolje je čak pismeno potvrditi: npr. posle sastanka napišite email sa rekapitulacijom zadatka: “Dogovoreno je da X uradi ___ do [datum], sa karakteristikama , dok će Y proveriti _.” Tako svi imaju zajedničku sliku uspeha. Takođe, definišite kriterijume završetka: “Zadatak je uspešno završen kada [navedi konkretne metrike ili isporuke, npr. ‘kada izveštaj sadrži analize A, B i C i odobren je od strane pravnog tima’].” Ova jasna definicija sprečava situacije da zaposleni misli da je gotovo, a vi smatrate da nije.

4. Osigurajte znanje i resurse pre starta. Pre nego što delegirate zadatak, proverite da li osoba ima sve što joj je potrebno da uspešno odradi posao. To uključuje potrebna znanja, veštine i informacije, kao i resurse (alatke, pristupe, budžet, vreme, pomoć drugih). Ako delegirate zadatak junioru koji nema dovoljno iskustva, računajte da će mu trebati mentorstvo ili trening. Ako zadužite nekog da reši problem, a on nema pristup bitnom fajlu ili kontakt osobi, pobrinite se da to dobije. Delegiranje nije “snađi se pa kako znaš”test; cilj je uspeh zadatka, ne testiranje sposobnosti preživljavanja. Kao menadžeri, pripremite teren: dajte kontekst zašto je zadatak bitan, podelite dosadašnje relevantne materijale, jasno recite kome može da se obrati za pomoć. Kada uložite tih dodatnih 15 minuta u startu, kasnije ćete uštedeti sate ispravljanja.

5. Prilagodite delegiranje čoveku – poznaj svoj tim. Delegiranje nije univerzalno “jedna veličina za sve”. Ključ uspeha je da dobro poznajete ljude kojima delegirate i da stil delegiranja prilagodite njima. To podrazumeva dve stvari: (a)procenite nivo kompetentnosti i samostalnosti osobe, i (b) razumite njene motivacije. Ako imate iskusnog člana tima koji voli autonomiju, delegirajte mu cilj i prepustite kako će do njega doći – dajte mu izazov da se pokaže. Ako imate novajliju, možda ćete mu dati detaljnije instrukcije i češći check-in. Takođe, razmislite šta koga pokreće: nekoga motiviše javna pohvala, nekog bonusi, nekog novi izazov i prilika za učenje. Ako zadatak “upakujete” tako da osoba vidi lični izazov ili razvojnu priliku, veća je šansa da će ga prihvatiti sa entuzijazmom. Naravno, pazite i na preopterećenost – nemojte uvek sve delegirati najboljem čoveku jer ćete njega sagoreti, a drugi će stagnirati. Rasporedite zadatke u skladu sa kapacitetima i interesovanjima. Ukratko, upoznajte svoj tim i delegirajte strateški: pravi zadatak pravoj osobi. Tada delegiranje postaje win-win: vi dobijete odrađen posao, a član tima dobije priliku da raste i zablista.

Besplatan resurs: Radna sveska „Umetnost delegiranja“

Želite da dodatno utegnete svoje delegiranje? Pripremila sam odlomak iz Radne sveske „Umetnost delegiranja“ – praktični PDF vodič sa vežbama i šablonima koji će vam pomoći da odmah primenite ove principe u vašem radu. U ovoj svesci naći ćete konkretna pitanja za samoanalizu (poput onih gore četiri pitanja o strahu) i formule kako da izaberete pravu osobu za zadatak.

Preuzmite ovaj PDF i isprobajte neke od vežbi sa svojim timom već ove nedelje.

Sledeći korak ka vrhunskom timu

Sprovedite ove savete u delo sa svojim timom i javite mi kakvi su rezultati! Ovo je samo jedan deo slagalice uspešne transformacije tima. Ako želite da saznate kako izgleda potpuna promena i da ubrzate taj proces uz stručnu podršku, zakažite besplatnu 30-minutnu konsultaciju – rado ću popričati sa vama o konkretnim izazovima koje imate.

Timski koučing je moćan alat koji može da transformiše vaš tim i da ostvari izvanredne rezultate. Uložite u razvoj svog tima i stvorite grupu koja je efikasna, produktivna, motivisana i spremna da osvoji sve izazove! Pročitajte više o mom programu transformacije tima i kako vam mogu pomoći na tom putu.